Menu Heures, Agenda ou icône Agenda
Si vous préférez confirmer vos rendez-vous avec vos relations par écrit, le menu sous la touche droite de la souris vous procure les outils nécessaires.
Bien que ces fonctions soient prévues de façon standard, leur mise en service exige l'intervention d'un collaborateur de Kluwer software pour la création et l'activation des mises en pages de lettres nécessaires. Ces mises en pages sont alors entièrement accordées, aussi bien au niveau du contenu que de la forme, à la confirmation des rendez-vous pour les collaborateurs commerciaux, les services techniques, les travaux d'entretien périodiques, etc.
Remplissez un rendez-vous et cliquez dessus avec la touche droite de la souris dans l'affichage graphique.
Choisissez Confirmer rendez-vous dans le menu de déroulement. L'écran Lettres est ouvert et une lettre est automatiquement créée avec le type Rendez-vous. En bas à gauche dans l'onglet Généralités, vous trouvez les informations concernant ce rendez-vous.
Vous pouvez procurer ce document au client en tant que Lettre, Fax ou E-mail (veillez à remplir le groupe principal de la lettre lorsqu'il s'agit d'un e-mail).
Après avoir fermé l'écran Lettre, vous remarquez que le rendez-vous est marqué d'un symbole représentant une lettre (jaune) dans l'affichage graphique.
Une fois que le client vous a confirmé la réception de la lettre et le rendez-vous, cliquez à nouveau avec la touche droite de la souris sur le rendez-vous. Le menu Confirmer rendez-vous contient alors un menu subséquent. Cliquez sur Confirmer. La couleur du symbole sera alors modifiée de jaune en vert.
Si le client vous confirme la réception de la lettre mais qu'il annule le rendez-vous, choisissez Annuler dans le menu subséquent. La couleur du symbole sera alors modifiée de jaune (ou vert) en rouge.