Menu Lettres, Agenda ou bouton Agenda
Un agenda individuel peut être sécurisé afin de pouvoir encore être consulté mais pas modifié par les autres utilisateurs.
Si l'agenda de l'utilisateur A est configuré comme étant modifiable par les utilisateurs B, C, ... ou par les groupes d'utilisateurs X, Y,..., tous les autres utilisateurs ne pourront que consulter l'agenda de cet utilisateur:
donc ouvrir et lire;
mais pas modifier le contenu des rendez-vous;
ni ajouter, déplacer ou supprimer des rendez-vous.
Un rendez-vous d'un agenda sécurisé peut toutefois encore être copié vers un autre agenda non sécurisé.
Rendez-vous privés
Un rendez-vous peut également se voir attribuer la caractéristique Privé. Ce rendez-vous est alors visible pour les autres utilisateurs, mais ils ne pourront pas en voir le texte mémo. Ce rendez-vous ne peut donc pas être modifié, copié, déplacé ou supprimé. Ceci est indépendant de la sécurisation décrite ci-dessus.
Voir Encoder des rendez-vous privés.
La sécurisation des agendas peut être configurée à deux niveaux:
par le gestionnaire du système dans le menu Paramètres, Sécurité, Agenda et ceci pour un ou plusieurs agendas et pour un ou plusieurs utilisateurs;
par l'utilisateur individuel dans l'écran Agenda et ceci uniquement pour son agenda personnel.
La procédure à suivre et l'écran de configuration sont identiques dans les deux cas.
Sécurisation d'un ou plusieurs agendas par le gestionnaire du système
Ouvrez le menu Paramètres, Sécurité, Agenda. L'écran Sécurisation agenda s'ouvre.
Remplissez le code de la personne. La configuration par défaut n'est pas sécurisée.
Cochez le champ Sécurisé mais autorisez les modifications.
Sélectionnez Personne ou Groupe dans la colonne Est personne ou groupe selon que vous voulez attribuer des droits à un utilisateur individuel ou un groupe d'utilisateurs.
Remplissez le code souhaité dans le champ Personne ou Groupe (F3 pour la liste de recherche).
Sauvegardez avec F5.
Chaque utilisateur qui ne se voit pas formellement attribuer des droits pour modifier cet agenda, n'aura donc que des droits de lecture.
Cette méthode permet aux utilisateurs ou groupes de n'attribuer que des droits de lecture à leur propre agenda. Par ex. les techniciens qui ne gèrent pas leur agenda mais qui ne traitent que les rendez-vous introduits par le service de planning des interventions.
Sécurisation de l'agenda personnel par un utilisateur individuel
Ouvrez le menu Lettres, Agenda ou cliquez sur le bouton Agenda. L'écran Agenda s'ouvre.
Cliquez avec la touche droite de la souris dans la partie supérieure de l'écran et choisissez Sécuriser Agenda <CTRL+SHIFT+8> dans le menu déroulant.
L'écran Sécurisation s'ouvre.
Le code personnel est déjà rempli. La configuration par défaut n'est pas sécurisée.
Cochez le champ Sécurisé mais autorisez les modifications.
Sélectionnez Personne ou Groupe dans la colonne Est personne ou groupe selon que vous voulez attribuer des droits à un utilisateur individuel ou à un groupe d'utilisateurs.
Remplissez le code souhaité dans le champ Personne ou Groupe (tapez F3 pour une liste de recherche).
Sauvegardez avec F5.
Chaque utilisateur qui ne se voit pas attribuer des droits spécifiques pour modifier cette agenda, ne dispose donc que de droits de lecture.
Pour éviter que les utilisateurs individuels ne sécurisent leurs propres agendas, le gestionnaire du système peut rendre l'écran Sécurisation agenda inaccessible à ces utilisateurs.