Synchroniser l'Agenda avec MS Outlook

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L'agenda de Briljant peut également être synchronisé avec l'agenda Outlook.

En principe, un utilisateur peut non seulement synchroniser son propre agenda mais également les agendas d'autres personnes. A condition bien entendu que les agendas Outlook de ces utilisateurs soient partagés et que les permissions Outlook autorisent la création et lecture des sujets.

Procédure

1. Ouvrez l'écran Agenda.

2. Cliquez sur le bouton Synchroniser <F8>.

3. Cochez les options souhaitées.

1. • Nouveaux rendez-vous vers Outlook: si décoché, les rendez-vous ne sont pas transférés de Briljant vers Outlook.

   • Nouveaux rendez-vous vers Briljant: si décoché, les rendez-vous ne sont pas transférés de Outlook vers Briljant.

   • Supprimez les rendez-vous mal reliés de Outlook: si décoché, le programme ne supprime pas de rendez-vous de Outlook.

4. Cliquez sur le bouton Démarrer synchronisation <F8>.
   Le programme recherche d'abord sous Outlook, le contact dont le nom correspond au nom complet de l'utilisateur sélectionné dans Briljant Administrator. Tous les rendez-vous de cet utilisateur entre la date de début et de fin sélectionnée sont lus dans Briljant.

En quoi consiste exactement la synchronisation ?

Les situations suivantes peuvent se produire:

• le rendez-vous n'existe pas encore sous Outlook;

• le rendez-vous existe déjà sous Outlook;

• le rendez-vous n'existe pas encore sous Briljant.

1. Le rendez-vous n'existe pas encore sous Outlook

Si le rendez-vous n'existe pas encore sous Outlook, le rendez-vous sera d'abord créé.

Les éléments suivants sont repris dans le rendez-vous Outlook:

1. schéma du rendez-vous: jour, heure, durée;

2. le sujet (subject) reprend le Nom du rendez-vous Briljant et éventuellement le Contact entre parenthèses carrées;

3. si le checkbox Externe n'est pas coché sous Briljant, l'emplacement Interne sera indiqué sous Outlook; si non, l'adresse et le numéro de téléphone de Briljant seront remplis dans Outlook comme emplacement;

4. le texte du mémo est repris dans le champ Mémo;

5. la description de la tâche du rendez-vous est reprise dans le champ Catégories;

6. l'avertissement de rappel du rendez-vous est toujours décoché;

7. le numéro d'ordre du rendez-vous sera enregistré dans Outlook dans un userfield BriljantID créé par l'utilisateur.

2. Le rendez-vous existe déjà dans Outlook

Si le rendez-vous existe déjà dans Outlook (cfr. Existence d'un BriljantID correspondant dans le rendez-vous Outlook), il est vérifié dans quel programme le rendez-vous a été modifié en dernier.

• La dernière modification a été apportée sous Briljant: le rendez-vous sera à nouveau entièrement repris dans Outlook.

• La dernière modification a été apportée sous Outlook: il est vérifié si l'heure de début ou de fin du rendez-vous sous Outlook a été changée. Si oui, seules l'heure de début et l'heure de fin du rendez-vous sont reprises dans le rendez-vous Briljant. Les autres données ne sont pas modifiées.

Si les rendez-vous ont été ajoutés sous Briljant, tous les rendez-vous entre la date de début et de fin sont repris dans Outlook sauf les rendez-vous répétitifs (recurring) et les rendez-vous sur plusieurs jours.

3. Le rendez-vous n'existe pas encore dans Briljant

Si un rendez-vous pour la personne sélectionnée n'existe pas sous Briljant, un nouveau rendez-vous est créé sous Briljant dans lequel les éléments suivants sont repris du rendez-vous Outlook:

• schéma de temps du rendez-vous: jour, durée. Si le rendez-vous prend une journée complète, Briljant enregistre de 00h00 à 23h45;

• le sujet et le mémo: le champ mémo du rendez-vous reprend le sujet et le mémo du rendez-vous Outlook.
  Si le sujet contient une donnée entre parenthèses carrées, cette donnée est filtrée hors du sujet et enregistrée comme contact dans le rendez-vous Briljant;

• emplacement: si l'emplacement du rendez-vous n'est pas vierge et pas interne, le checkbox Externe du rendez-vous Briljant est coché;

• catégorie: s'il y quelque chose de rempli dans le champ Catégories, une tâche est recherchée dans l'agenda Briljant dont la description correspond à cette donnée. Si le programme trouve une tâche correspondante, elle est reprise comme Tâche dans le rendez-vous, si non, la tâche VG est remplie.

Si un rendez-vous dans Outlook a un BriljantID, mais que ce rendez-vous n'est pas retrouvé pour la personne sélectionnée, le rendez-vous sera supprimé sous Outlook à condition d'avoir coché l'option Supprimer rendez-vous liés de façon erronée dans Outlook.

Raccourcis
F8: démarrez la synchronisation et fermez ensuite l'écran.
SHIFT + F8: démarrez la synchronisation mais laissez l'écran ouvert lors de l'exécution.