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Le mode d'implantation des lettres dans votre organisation dépend des procédures internes et du flux d'informations. Lors d'un entretien préalable, le consultant Briljant vous montrera toutes les fonctions du système et vous aidera à sélectionnez les bonnes options et à créer les mises en pages nécessaires.
L'accès rapide aux archives des messages permet à l'organisation d'effectuer le suivi essentiellement par l'écran Lettres.
Chaque collaborateur transmet ses informations et instructions concernant les clients à ses collègues par les Lettres.
Chaque collaborateur consulte plusieurs fois par jour, les messages qui lui sont adressés et dont le statut se trouve sur "Courant".
Après y avoir donné le suivi nécessaire, il modifie le statut en "Traité", "Client prend contact" ou "Reporté jusqu'à".
Le message peut également être complété par le destinataire par des informations supplémentaires et peut être transféré à une tierce personne avec un statut modifié ou non.
En haut à droite de l'écran, vous pouvez suivre le trajet suivi par le message. La date et le nom des six dernières personnes à avoir reçu et transféré le message, sont affichés.
Pour transférer un message reçu: complétez éventuellement le texte, remplissez une autre personne dans Traité par et appuyez sur F5. Un message transféré à un collègue n'est plus affiché dans la liste de recherche (F9) de l'expéditeur. Si vous souhaitez quand même le sauvegarder sous votre propre nom, cochez le champ Suivi avant avoir envoyé le message et sauvegardez à nouveau avec F5. Le message figurera alors aussi bien dans votre liste de recherche que dans la liste de recherche du destinataire.
La direction et les collaborateurs commerciaux peuvent se mettre au courant du suivi en un minimum de temps en consultant les messages au niveau du client, peuvent ainsi intervenir si besoin est et rapidement et correctement répondre aux questions des clients.
Un exemple?
Le fichier des lettres de Briljant augmente chaque année de +/- 40 000 messages. Chacun de ces messages peut être retrouvé en ouvert en quelques secondes. Cette gigantesque quantité d'informations est de valeur inestimable pour le suivi de nos clients et le bon fonctionnement de notre société.