Le terme lettres doit être interprété de façon très large: il couvre tous les messages qui circulent dans une organisation.
Nous entendons par communication externe, toute communication entre votre organisation et ses relations externes (clients, fournisseurs de services et de marchandises, prospects, instances gouvernementales, etc.) et ceci aussi bien pour les messages à l'entrée qu'à la sortie.
La communication externe peut se présenter sous les formes suivantes:
lettres
fax
e-mails
conversations téléphoniques (contenu de l'appel brièvement encodé)
documents à l'entrée sauvegardés de façon digitale (avec le module Archivage de documents)
Les commandes, offres , commandes, bons de livraison et factures font également partie de la communication mais sont automatisés. Ces documents ne sont pas traités par le module Lettres.
Nous entendons par communication interne, toutes les informations qui circulent dans votre organisation, provenant de ou destinées aux collaborateurs.
La communication interne peut se présenter sous plusieurs formes. Veuillez trouver ci-dessous une liste non-exhaustive d'exemples:
bref contenu des appels téléphoniques avec une relation externe, encodée par la personne A et transférée pour traitement à la personne B, C, D,...
références aux documents à l'entrée ou à la sortie (demande de prix, offre, commande, contrat, plainte,...) de la personne A vers la personne B avec la demande d'y donner suite;
avertissement de la personne A à la personne B concernant un nouveau rendez-vous, un rendez-vous modifié ou annulé;
instructions de la personne A à la personne B concernant des tâches à effectuer;
confirmations d'instructions suivies;
demandes de dossiers, documents, actions, rendez-vous fixé verbalement, etc., ainsi que leurs réponses;
communications de service;
...
Beaucoup d'organisations utilisent la messagerie électronique (e-mail) pour cette communication interne. Le désavantage dans ce cas réside dans le fait que la messagerie électronique n'est pas reliée au programme d'administration et donc pas non plus aux fichiers centraux des clients et fournisseurs. Briljant Lettres remédie à ce problème en faisant passer toutes les communications par Briljant. Tous les messages internes et externes sont reliés à un client, un fournisseur, un prospect et/ou une personne, sont sauvegardés dans la banque de données Briljant et peuvent être reproduites à partir de ce programme.