Pour pouvoir utiliser le module Briljant Archivage de documents, votre ordinateur ou réseau doit être équipé d'un ou plusieurs scanners plats. Pour l'installation de ces scanners, nous vous référons au guides d'installation de ces appareils ou à votre fournisseur de hardware.
Le seul paramètre à configurer est celui du scanner plat. Le scanner doit être relié à votre ordinateur ou réseau avant de pouvoir effectuer la configuration sous Briljant.
Ouvrez une nouvelle lettre ou une lettre existante de votre choix. Les icônes Scan 
et Scan setup 
sont activés dans la barre d'outils.
Cliquez sur l'icône Scan setup pour ouvrir la fenêtre Scanner des documents est ouvert.
Sélectionnez le scanner que vous souhaitez utiliser dans le champ Source. Les paramètres à configurer dépendent de la marque et du type de scanner. Certains paramètres sont déjà configurés par le scanner même.
Les champs Couleur (choisissez noir/blanc ou couleur) et Résolution sont fort importants.
Une résolution de 150 DPI suffit normalement pour les documents standards. Si vous scannez essentiellement des dessins, mettez la résolution à 300 DPI. Ceci augmentera évidemment également la grandeur du fichier.
L'emplacement du fichier et les noms des fichiers sont attribués automatiquement. Le nom du fichier est composé de deux parties: le numéro d'ordre du document auquel le scan est lié et le numéro d'ordre du scan (plusieurs scans peuvent être liés à un seul document). Après le scan, vous pouvez modifier le nom attribué automatiquement en un nom avec plus de signification, par ex. Balance_300603.tif
Formats des fichiers
Les documents sont sauvegardés, soit en fichier JPG pour les scans en couleur, soit en fichier TIF pour les scans en noir et blanc.
Si vous scannez toujours la même partie d'un document, vous pouvez introduire le champ de sélection et en transférer les valeurs au scanner.
Faites le calcul:
une feuille A4 (scan noir/blanc avec résolution de 150 dpi) en format JPEG égale +/- 35 Kb;
290 documents de ce type occupent un megabyte et 30 000, un gigabyte;
un disque dur de 80 Gb coûte à peu près € 150 et peut contenir 2 400 000 A4. Ceci égale le contenu de 4 800 classeurs, soit 384 mètres d'archives...
Si vous souhaitez augmenter la lisibilité des scans et que vous utilisez une résolution de 300 au lieu de 150 dpi, un A4-tje prendra alors +/- 95 Kb. Ceci signifie que vous pouvez encore sauvegarder environ 900 000 pages sur un disque dur de 80 Gb.