Menu Service, Contrats de maintenance
Pour les articles, services, etc. pour lesquels vous souhaitez créer et facturer l'une ou l'autre forme de contrat, vous devez d'abord créer les articles nécessaires. Par ex. Contrat de maintenance serveur, Cotisation trimestrielle traitement comptable, Location photocopieuse,... Il est conseillé de créer un groupe distinct pour ces articles (désactivez également la gestion de stock dans la fiche d'article afin qu'ils ne soient pas repris dans les listes d'inventaire).
Choisissez le menu Service, Contrats de maintenance. L'écran Contrats d'entretien est ouvert.
Remplissez le nom du client. Le statut du contrat se trouve automatiquement sur "Proposition".
Remplissez ou modifiez la Date mise en pages et la Date contrat.
Indiquez si le contrat est indexé et remplissez l'index en cours, c'est-à-dire l'index que vous utilisez aujourd'hui.
Remplissez le numéro d'article. Remplissez éventuellement le supplément par exemplaire supplémentaire.
Remplissez le délai d'intervention promis, par ex. 2 heures.
Remplissez la durée du contrat, par ex. 1 an.
Le montant est automatiquement rempli à partir de la ligne d'article. Indiquez si ce montant est dû par trimestre, par semestre, par an ou une seule fois.
Remplissez le délai de facturation.
Remplissez la date à partir de laquelle les interventions sont à nouveau facturées.
Remplissez éventuellement un montant forfaitaire à payer par intervention.
Indiquez les frais couverts par le contrat: parties, travail, appareil de remplacement.
Indiquez si la facture est domiciliée ou non. Lors de la création d'un ordre de domiciliation, celui-ci peut être ajouté au groupe.
Si vous travaillez avec la gestion des heures, vous pouvez remplir les tâches comprises ou non dans le montant forfaitaire dans l'onglet Tâches comprises. Celles-ci sont éventuellement facturées en supplément. Vous pouvez déterminer par tâche si elle est mise sur Comprise par défaut lors de la création des tâches dans le menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Tâches.
Imprimez ou envoyez la proposition de contrat par fax avec la mise en pages correcte au client.
Dès réception de l'accord du client, modifiez le statut de "Proposition" en "Contrat" et cliquez sur le bouton Facturer <F7>.