Envoyer un e-mail avec fichier pdf

Le flux de messages pollupostants (spam) dans nos boîtes aux lettres électroniques obligent les fournisseurs et gestionnaires de système à serrer de plus en plus les mailles des filtres anti-spam sur les serveurs mail. Nous courons ainsi bien sûr le risque que des e-mails au-dessus de tout soupçon soient traités comme des messages pollupostants (spam) parce qu'ils contiennent par hasard une combinaison de caractéristiques considérée 'à risque' par le filtre anti-spam.

Qu'est-ce qu'un filtre anti-spam et comment cela fonctionne-t-il?
Un filtre-spam est un programme que utilise une multitude de règles et une logique bien spécifique pour qualifier ou non un message de spam et le mettre en quarantaine ou carrément le supprimer.
Une image a-t-elle été ajoutée au message ? Le titre est-il en grands caractères et en gras ?  L’arrière-plan est-il en couleurs? Est-ce que le texte contient certains mots ou uniquement l’adresse d’un site ? Ce ne sont que quelques exemples des nombreux critères qu’ils utilisent. Certaines combinaisons de ces critères font que le filtre anti-spam décide que le message est un message pollupostant même si l’expéditeur et le contenu sont au-dessus de tout soupçon.

Le problème

Briljant envoie des e-mails créés avec l'aide de mises en pages. Ils contiennent généralement un logo de la société et utilisent des couleurs et caractères spécifiques. La conséquence se fait deviner: une mise en pages un peu trop frivole peut suffire à alarmer le filtre anti-spam de votre client et à faire atterrir votre courriel dans la boîte à spam.

... et la solution

Notre solution consiste à envoyer le message sans mise en pages (texte plat) ou avec une mise en pages html très simple et de convertir automatiquement le document (lettre, offre, confirmation de commande, commande,…) en document pdf Acrobat et de l’ajouter et de l’envoyer en annexe au message.

Le filtre anti-spam n’a alors aucune raison de retenir votre message et votre destinataire reçoit un e-mail clair avec le document pdf dans votre propre mise en pages.

Plusieurs possibilités

Ces problèmes ne se posent heureusement que très rarement avec les e-mails Briljant. Nous reprenons donc ci-dessous un aperçu des différentes possibilités de système e-mail adapté.

• Vous ne rencontrez pas de problèmes avec les filtres anti-spam:

• • envoyez vos e-mails avec exactement la même mise en pages qu’avant;

  • envoyez vos e-mails avec mise en pages et avec le document en fichier pdf en annexe.

• Vos clients ou fournisseurs vous signalent que vos e-mails sont parfois retenus par leur propre filtre anti-spam ou celui de leur fournisseur Internet:

• • envoyez l’e-mail comme texte sans mise en pages et ajoutez automatiquement le document avec mise en pages en fichier pdf;

  • envoyez l’e-mail avec une mise en pages html sobre (sans logo, couleurs, tableaux, ...) et ajoutez automatiquement le document avec mise en pages en annexe pdf.

Pour les utilisateurs de l’archivage de documents
Le module Archivage de documents sauvegarde aussi tous les e-mails envoyés. Ceci signifie que le message e-mail (en texte ou html) ainsi que le document pdf automatiquement généré sont consultables par la suite.
Vous pouvez à cet effet activer la colonne Documents avec la Gestion des colonnes dans chaque écran pourvu d’un onglet E-mail. Un symbole document y est affiché pour chaque document envoyé par e-mail. Il suffit de cliquer sur ce symbole pour ouvrir le presse-papiers avec le texte et les fichiers html et pdf sauvegardés.

Comment configurer?

Plusieurs combinaisons sont disponibles pour faire parvenir votre message au destinataire. En voici les deux plus courantes.

E-mail avec mise en pages et avec document en annexe pdf

1. Ouvrez le menu Paramètres, Mise en pages, E-mail.

2. Sélectionnez la mise en pages que vous voulez adapter avec F2.

3. Sélectionnez une mise en pages d’impression existante sous Mise en pages document PDF.

4. Sauvegardez la nouvelle mise en pages e-mail avec F5.

5. Choisissez cette nouvelle mise en pages lorsque vous envoyez le message.

E-mail sans mise en pages et avec le document en annexe pdf

Si vous avez déjà rencontré des problèmes avec les filtres anti-spam – ou si vous voulez les éviter – configurez la troisième possibilité mentionnée ci-dessus. Le destinataire reçoit un message simple, sans mise en pages:

Madame, Monsieur,

Vous trouvez ci-joint les informations demandées.

Salutations distinguées

et le document pdf avec sa mise en pages en annexe.

Faites ceci comme suit.

1. Ouvrez le menu Paramètres, Mise en pages, E-mail.

2. Sélectionnez le type Mise en pages e-mail (offre, commande, lettre,…) pour le Code et remplissez un code et une description.

3. Cochez l’option Envoyer comme texte.

4. Remplissez pdfbijlage.xsl sous XSL (ce xsl est disponible par défaut).

5. Sélectionnez une mise en pages d’impression existante sous Mise en pages document PDF.

6. Sauvegardez la nouvelle mise en pages e-mail avec F5.

7. Choisissez cette nouvelle mise en pages lorsque vous envoyez le message.

Pour configurer les autres possibilités ou adapter les mises en pages, il est conseillé de prendre rendez-vous avec le Helpdesk.