Menu Brieven, Agenda of knop Agenda
Ingeval u verkiest uw afspraken met uw relaties schriftelijk te bevestigen, dan voorziet het menu onder de rechter muisknop hiervoor de nodige tools.
Hoewel deze functie standaard is voorzien, vraagt de ingebruikneming wel een tussenkomst van een medewerker van Kluwer software voor het aanmaken en activeren van de nodige brief lay-outs. Deze lay-outs worden dan volledig afgestemd, zowel inhoudelijk als qua vormgeving, op het bevestigen van afspraken voor commerciële medewerkers, technische diensten, periodieke onderhoudswerkzaamheden, ...
Vul een afspraak in en klik in de grafische weergave met de rechtermuisknop in de afspraak.
Kies Bevestig afspraak in het afrolmenu. Het scherm Brieven opent en er wordt automatisch een brief aangemaakt van het type Afspraak. Links onderaan op het tabblad Algemeen staat de info over deze afspraak.
U kunt dit document aan de klant bezorgen als Brief, als Fax of als e-Mail (voor e-mail dient uw wel de hoofdgroep van de brief in te vullen).
Na het afsluiten van het scherm Brief merkt u dat de afspraak in de grafische weergave is gemarkeerd met een briefsymbool (geel).
Als de klant u de ontvangst van de brief en de afspraak bevestigt, dan klikt u nogmaals met de rechter muisknop in de afspraak. Het menu-item Bevestig afspraak heeft nu een submenu. Klik hierin op Bevestig. Het briefsymbool zal nu wijzigen van geel naar groen.
Als de klant u de ontvangst van de brief bevestigt, maar de afspraak annuleert, kies dan Annuleer in het submenu. Het briefsymbool wijzigt van geel (of groen) naar rood.
