Menu Brieven, Agenda of knop Agenda
Een individuele agenda kan worden beveiligd zodat hij door andere gebruikers enkel kan worden geraadpleegd, maar niet gewijzigd.
Als de agenda van gebruiker A ingesteld is als wijzigbaar voor gebruiker B, C, ... of voor gebruikersgroepen X, Y,..., dan kunnen alle andere gebruikers enkel kennis nemen van de agenda van gebruiker A:
dus wel openen en lezen;
maar geen afspraken inhoudelijk wijzigen;
noch afspraken toevoegen, verplaatsen of verwijderen.
Het blijft wel mogelijk een afspraak uit een beveiligd agenda te kopiëren naar een ander, niet beveiligd agenda.
Privé-afspraken
Een agenda-afspraak kan ook het kenmerk privé toegekend krijgen. Ze wordt door anderen wel gezien, maar de memotekst ervan blijft verborgen. Ze kan door anderen niet worden gewijzigd, gekopieerd, verplaatst of verwijderd. Dit staat los van de hierboven beschreven beveiliging.
Zie Privé-afspraken ingeven.
De beveiliging van agenda's kan op twee niveaus worden ingesteld:
door de systeembeheerder in het menu Instellingen, Beveiliging, Agenda, en dit voor één of meerdere agenda's en voor één of meerdere gebruikers;
door de individuele gebruiker in het scherm Agenda, en dit enkel voor zijn eigen agenda.
De te volgen werkwijze en het instelscherm zijn overigens identiek.
1. Beveiliging van één of meerdere agenda's door de systeembeheerder
Open het menu Instellingen, Beveiliging, Agenda. Het scherm Beveiliging agenda opent.
Vul de code van de persoon in. De standaardinstelling is niet beveiligd.
Vink het veld Beveiligd, maar laat wijzigingen toe door aan.
Selecteer Persoon of Groep in de kolom Is persoon of groep, naargelang u een rechten wilt toekennen aan een individuele gebruiker of aan een groep gebruikers.
Vul in het veld Persoon of Groep de gewenst code in (F3 voor de zoeklijst).
Bewaar met F5.
Iedere gebruiker die geen uitdrukkelijke rechten toegekend krijgt om deze agenda te wijzigen, heeft dus enkel nog leesrechten op deze agenda.
Deze methode maakt het mogelijk om gebruikers of groepen gebruikers enkel leesrechten te geven op hun eigen agenda. B.v. onderhoudstechnici die hun eigen agenda niet beheren, maar enkel de afspraken afhandelen die door de dienst interventieplanning werden ingegeven.
2. Beveiliging van eigen agenda door individuele gebruiker
Open het menu Brieven, Agenda of knop Agenda. Het scherm Agenda opent.
Klik met de rechtermuisknop in het bovenste deel van het scherm en kies Beveilig agenda <CTRL+SHIFT+8> in het afrolmenu.
Het scherm Beveiliging agenda opent.
De eigen persoonscode is reeds ingevuld. De standaardinstelling is niet beveiligd.
Vink het veld Beveiligd, maar laat wijzigingen toe door aan.
Selecteer Persoon of Groep in de kolom Is persoon of groep, naargelang u een rechten wilt toekennen aan een individuele gebruiker of aan een groep gebruikers.
Vul in het veld Persoon of Groep de gewenst code in (F3 voor de zoeklijst).
Bewaar met F5.
Iedere gebruiker die geen uitdrukkelijke rechten toegekend krijgt om deze agenda te wijzigen, heeft dus enkel nog leesrechten op deze agenda.
Om te voorkomen dat individuele gebruikers hun eigen agenda kunnen beveiligen, kan de systeembeheerder het scherm Beveiliging agenda als ontoegankelijk instellen voor deze gebruikers.