Een document lay-out bestaat uit verschillende onderdelen (lay-outdelen) zoals:
briefhoofd (firmagegevens)
adressering (verzendadres klant/leverancier/prospect)
documenthoofd (bonnummer, klantnummer, btw-nummer klant, referentie of kenmerk, plaats en datum, ...)
aanspreking
begintekst
hoofding van de artikeldetails
weergave artikeldetails
berekening totalen, btw-uitsplitsing
slottekst
ondertekening
(Niet alle lay-outs gebruiken alle lay-outdelen!)
Sommige onderdelen komen ongewijzigd op meerdere documenten voor, b.v. het briefhoofd met firmanaam, adres- en contactgegevens, btw- en banknummers.
Dergelijk onderdeel van een lay-out wordt als apart lay-outdeel gedefinieerd en bewaard. Deze werkwijze heeft als voordeel dat dit deel op ieder willekeurig document kan worden opgeroepen met de instructie het op een bepaalde positie op de pagina weer te geven.
Voorbeeld
Als we het tekstblok met de firmagegevens VASTEGEGEVENS heten, dan volstaat het om op een nieuwe document lay-out in te stellen dat het tekstblok VASTEGEGEVENS op 2 cm van de bovenrand en op 3 cm van de linkerzijrand moet worden weergegeven.
Met deze simpele instructie wordt het briefhoofd van dit document volledig aangemaakt, bovendien identiek aan alle andere documenten die hetzelfde lay-outdeel VASTEGEGEVENS gebruiken.
Maar deze werkwijze levert nog een veel groter voordeel op!
Het lay-outdeel VASTEGEVENS in ons voorbeeld bevat immers niet de ingetikte (of hard coded) firmanaam en adresgegevens, maar wel de instructies om deze gegevens op te halen uit het gegevensbestand waarin de gegevens van het scherm Instellingen, Algemeen, tab Vaste gegevens zijn opgeslagen.
Uw vennootschap wordt van bvba omgevormd naar nv? Uw adres wijzigt? U verandert van bank? U start een eigen website op?
Welnu, het volstaat om deze wijzigingen aan te brengen in het scherm Vaste gegevens. Het lay-outdeel VASTEGEGEVENS leest vanaf nu deze gewijzigde gegevens in en geeft ze automatisch weer op alle documenten waarin dit lay-outdeel is opgenomen.