Lors de la création d'un dossier, une mise en pages par défaut est automatiquement prévue, aussi bien pour les factures, la lettre de TVA, les rappels, que pour les domiciliations. La mise en pages de ces documents peut être adaptée aux besoins spécifiques de la société. Toutes les mises en pages sont établies selon le même principe. Les écrans utilisés sont identiques dans tous les cas, seules les données sont différentes.
L'utilisateur dispose de 2 écrans pour la modification d'une mise en pages:
Un premier écran (écran de caractéristiques) permettant d'ajouter des champs, de modifier des caractéristiques et de ranger les champs dans un certain ordre.
Un second écran proposant la reproduction de la mise en pages.
Il y a 3 types de champs:
Champs Expert/M
Champs ou paramètres dont le contenu est entièrement défini par Expert/M même, par ex. "Nom client".
Champs Expert/M avec description variable
Textes que l'utilisateur peut déterminer lui-même mais dont Expert/M garde le contrôle de les afficher ou non.
La lettre de TVA déclaration mensuelle comprend par ex. un texte "À payer avant le" pour la date limite de paiement. Si vous récupérez de la TVA, ce texte ne doit pas être imprimé.
Dans certains cas, le texte peut varier d'une situation à l'autre. Par ex. selon que vous devez payer ou récupérer de la TVA: le champ "Texte Montant à payer|Montant à récupérer". Les différentes options de ce texte sont séparées par le signe "|". Dans une description personnalisée, l'utilisateur doit donc également prévoir toutes les options et les séparer par le signe "|" (par ex. "À payer|À récupérer"). Dans notre exemple, la première option sera imprimée lorsqu'il faut payer et la deuxième option lorsqu'il faut récupérer.
Champs de texte libres
Textes entièrement déterminés par l'utilisateur et imprimés en toutes circonstances.
Aussi
bien les champs de texte libres que les champs Expert/M avec description
variable peuvent être introduits en 4 langues.
Si vous voulez prévoir une ligne horizontale ou verticale, vous rapetissez le rectangle de telle sorte qu'il ne reste qu'une ligne.
Vous
ne pouvez ajouter des images que dans les sections En-tête et Bas de page.
Chaque mise en pages est composée de 3 sections: En-tête, Détail et Bas de page. La section détail est répétée pour chaque ligne détail du rapport concerné.
Les sections en-tête et bas de page contiennent au maximum 50 champs de texte et 20 rectangles; la section détail contient au maximum 20 champs de texte et 20 rectangles.
Les sections sont séparées par une ligne horizontale grise sur l'écran de mise en pages.
Les champs
ne peuvent pas changer de section.
Toutes les dimensions et positions sont indiquées en pixels.
Les positions "Haut" des champs sont valables par rapport à la propre section.
Pour ajouter un champ, choisissez l'onglet 'Ajouter' de l'écran de caractéristiques. Vous devez ensuite indiquer dans quelle section le champ (le paramètre) doit être inséré et de quel type il doit être.
Si vous choisissez un champ de texte, vous devez sélectionner le champ de texte que vous souhaitez ajouter.
Le choix qui vous est proposé dépend de la mise en pages dans laquelle vous travaillez et de la section que vous voulez ajouter.
Choisissez 'Champ de texte libre' pour un texte libre.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour effectivement ajouter le champ. Le champ apparaît alors dans la colonne de gauche de l'écran de caractéristiques et dans le coin en haut à gauche de la section sélectionnée à l'écran où la mise en pages est affichée. S'il s'agit d'un champ de texte variable, le curseur se positionne sur la description.
Vous pouvez sélectionner des champs aussi bien dans l'écran de caractéristiques que dans l'écran de mise en pages. Un champ sélectionné est indiqué par des petits blocs de sélection aux coins. En cliquant sur la liste de gauche du premier écran (écran de caractéristiques), le champ sera également indiqué dans le second écran (et inversement).
Vous pouvez sélectionner plus d'un champ dans la liste en tenant la touche <CTRL> enfoncée.
Dans le second écran, vous devez cliquer sur un champ pour le sélectionner.
Vous pouvez reprendre d'autres champs dans la sélection (ou les supprimer) en tenant la touche <CTRL> enfoncée.
Vous pouvez également sélectionner un groupe de champs en cliquant avec la souris à côté d'un champ. Lorsque vous bougez ensuite la souris, un cadre de sélection foncé apparaît. Tous les champs qui se trouvent partiellement dans ce cadre, sont sélectionnés.
Une fois la sélection terminée, toutes les données d'application à la sélection apparaissent dans l'écran de caractéristiques. Ceci peut donc être différent selon le type de sélection (champ de texte ou rectangle).
Si différents champs ont été sélectionnés simultanément, seules les caractéristiques du champ avec les blocs foncés sont affichées, ceci est normalement le dernier champ sélectionné.
Les modifications se rapportent à tous les champs sélectionnés.
Si plusieurs types ont été sélectionnés, seules les caractéristiques communes sont affichées.
Pour annuler une sélection, cliquez dans une partie blanche de l'écran de mise en pages.
Le nom du champ sélectionné est également affiché dans le titre de l'écran de caractéristiques.
Vous pouvez supprimer un champ en le sélectionnant et en appuyant sur la touche <DELETE> ou en utilisant le bouton en bas à l'écran de caractéristiques.
Vous pouvez modifier la position d'une sélection en traînant les champs dans l'écran de mise en pages ou en remplissant une nouvelle position dans l'écran de caractéristiques. Vous pouvez également ranger une sélection multiple de champs avec les boutons d'alignement en bas à l'écran de caractéristiques, par ex; aligner à gauche, c'est-à-dire que vous déplacez tous les champs vers la gauche selon le champ dans la sélection qui se trouve le plus à gauche.
Les touches fléchées vous permettent également de déplacer une sélection.
Lorsque vous traînez les blocs de sélection avec la souris, vous modifiez les dimensions au lieu de déplacer le champ. Vous pouvez égaliser les dimensions d'une sélection multiple en utilisant les boutons dans l'écran de sélection.
Vous ne pouvez traîner les blocs de sélection que lorsque vous n'avez sélectionné qu'un seul champ.
La méthode la plus facile pour modifier les dimensions d'une section consiste à traîner les titres de section en bas à droite de la section vers le haut ou vers le bas à l'écran de mise en pages.
Vous pouvez également modifier la hauteur dans l'onglet 'Section' de l'écran de caractéristiques.
L'écran de caractéristiques vous permet de modifier le type et la taille des lettres. Les options gras, souligner, italiques et alignement des champs peuvent également être choisies. Vous pouvez également modifier la couleur de fond et de l'avant-plan dans l'écran des caractéristiques. Vous pouvez éventuellement choisir une couleur en sélectionnant l'option 'Custom' de la liste.
Les descriptions peuvent être introduites en 4 langues. En modifiant la langue d'une sélection, vous pouvez voir comment la mise en pages se présente dans une autre langue.
Vous pouvez obtenir un exemple d'impression à l'aide du bouton dans l'écran de caractéristiques. Les textes libres sont affichés tels que vous les avez remplis dans la mise en pages. Pour les textes avec options (voir types), l'option la plus longue est affichée. Les champs Expert/M sont affichés avec des chiffres, à commencer par 2. Ceci pour vous donner une idée de la longueur possible du champ.
Après avoir ajouté une image, vous devez remplir le chemin vers le fichier ou le rechercher en feuilletant avec le bouton browse. Veillez toujours à ce que l'image soit disponible en format .bmp (bitmap) ou .jpg.
La dernière
version sauvegardée est imprimée.
Il est toujours contrôlé si les modifications que vous souhaitez effectuer sont possibles. Vous ne pouvez par exemple pas modifier la hauteur de certains champs si un des champs dépasse les limites de sa section suite à cette modification.
Vous pouvez sauvegarder la mise en pages par l'icône habituelle de la barre d'outils.
Le bouton Supprimer modification vous permet de relire toutes les données sans sauvegarder d'abord vos modifications. Vous retournez alors à la dernière version sauvegardée.