Het Expert/m for Windows dossier moet in de laatste versie staan die op het internet beschikbaar is. Indien dat niet het geval is, zal er een melding verschijnen dat u eerst het dossier moet upgraden voor u verder kunt gaan.
Het overzetten dient steeds onmiddellijk na een jaarafsluiting van de boekhouding te gebeuren (= begin boekjaar) of tijdens het boekjaar maar dan onmiddellijk na een periodeverschuiving van de boekhouding en de btw (= tussentijds).
Alvorens
de overname te starten, moeten alle gegevens in het Expert/m for Windows
dossier bijgewerkt zijn. Daarnaast moeten alle nog openstaande documenten
in oude EU-munten, voor de conversie, omgezet worden naar EUR. Dit kan
in Expert/m for Windows onder Extra,
Omzetten documenten naar EUR.
Deze overname kan in 2 fases uitgevoerd worden:
Fase 1 - basisgegevens: overname van grootboekrekeningen, dagboekgegevens, balanstitels, configuratiegegevens, klantengroepen, klanten, leveranciersgroepen en leveranciers, laatste btw-aangifte, afschrijvingen en de opmaak van de variabele lay-outs.
Fase 2 - extra gegevens: cumulcijfers vorige boekjaren, openstaande documenten klanten en leveranciers, omzet en fiche 281.50 en uw beginbalans. Indien u tijdens het boekjaar overneemt, kunt u ook de tussentijdse balansen overnemen.
Tijdens de creatie van een nieuw dossier in Expert/M Plus kunt u kiezen om een dossier vanuit Expert/m for Windows over te nemen.
Op het scherm Importeren van gegevens uit Expert/m for Windows – selectie dossier kunt u een dossier kiezen. U hebt ook de mogelijkheid om een paswoord in te vullen indien er voor dit dossier een paswoord vereist is.
U kunt verdergaan via OK, u komt dan terug op het scherm Creatie nieuw dossier. Indien gewenst, kunt u hier nog enkele gegevens wijzigen (eenhedenverwerking, afschrijvingsmethode, boekjaar en periodes). Nadat u dit gedaan hebt, drukt u op OK om verder te gaan.
Vervolgens kunt u op het scherm Importeren basisgegevens uit Expert/m for Windows aanduiden welke gegevens u wenst te importeren
U kunt
hier van de gelegenheid gebruik maken om uw boekhoudplan aan te passen
door de grootboekrekeningen te converteren naar nieuwe nummers. Indien
u de optie Conversie grootboekrekeningen
aanvinkt, wordt bijkomend de naam van een conversietabel gevraagd. U kunt
die via een toets selecteren of eventueel eerst creëren. Bij de creatie
van zo’n tabel wordt het oude nummer en het overeenkomstige nieuwe nummer
opgevraagd en tenslotte dient u deze te bewaren als een bestand (zie ook
Configuratie, Conversietabel grootboekrekeningen).
Indien
er in het verleden een verkort of verlengd boekjaar is geweest voor dit
dossier, kunt u via de knop Afschrijvingsjaren,
de begin- en einddatum van het desbetreffende jaar aanpassen. Deze aanpassing
zal nadien doorgevoerd worden zowel in de tabel met de afschrijvingsjaren
als in de tabel met de boekjaren (zie ook Ingave,
Afschrijvingen, Afschrijvingsjaren).
Zie Extra, Importeren Kluwer software, Extra gegevens Expert/m for Windows.
Voor meer informatie volgt u deze link Converteren