Avec le module Briljant Archivage de documents, votre entreprise emprunte définitivement la voie du bureau sans papier et du paperflow digital.
Tous les documents entrants sont reliés à un écran correspondant, éventuellement réparti en répertoires, dans Briljant, chaque utilisateur pouvant ensuite afficher, consulter et si nécessaire, imprimer localement n'importe quel document sur son poste de travail afin de le traiter.
Un document est
soit un fichier (Excel, Word,...), une attache à un courriel, une image (gif, jpg, bmp),...
Ces fichiers sont attribués (liés) à un client, un fournisseur, une lettre, une commande, etc. par le presse-papier Briljant.
soit des documents en papier (lettre, commande, contrat, fax, note, facture, photo,...) convertis en images digitales à l'aide d'un scanner. Le fichier est ensuite lié à un client, un fournisseur, une lettre, un encodage, etc.
Avant de commencer l'archivage, il est fort important d'analyser votre flux de documents et de déterminer les procédures adéquates. Les consultants Briljant sont dans ce cas les personnes les mieux qualifiées pour vous aider.
Quelques exemples
Vous archivez des documents sans faire remarquer que le document est disponible de façon digitale. Ceci peut être le cas dans un bureau comptable. Les documents (balances, déclarations de TVA, etc.) sont liés au client et les collaborateurs savent où les trouver.
Vous passez toutes vos factures d'achat au scan lors de la comptabilisation et vous les liez à l'écran d'encodage. Ceci vous évite ensuite de nombreuses heures de recherche et limite le nombre de classeurs à stocker.
Vous travaillez dans un environnement commercial? Dans ce cas, il est non seulement important que vous archiviez la commande signée pour accord par le client (ou tout autre document qui nécessite un suivi), mais également que vous signaliez à votre collègue du service des commandes, que la commande est arrivée et qu'elle doit être exécutée.
Si vous archivez simplement la commande sur le client, la commande est bien archivée mais personne ne sera au courant du fait qu'elle doit être suivie...
Dans ce cas, il est conseillé de travailler avec des lettres. Ouvrez une nouvelle lettre au nom de ce client et adressée au responsable du suivi. Remplissez une brève référence (par ex. Commande xxx OK) et passez votre commande au scan. Le document est automatiquement lié à cette lettre. Le destinataire de la lettre est alors prévenu que la commande est entrée et qu'elle est reliée à la lettre. Il peut consulter la commande est éventuellement l'imprimer sur son imprimante locale.
Allez vers Paramètres pour configurer le module Archivage de documents.
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