Le module Lettres est un module standard dans Briljant Administrator et Account. Il s'agit d'un instrument fort puissant pour gérer la communication interne et externe de votre entreprise.
L'impact de l'emploi du module Lettres sur la communication de votre entreprise est très important:
vous pouvez procurer tous les messages à partir de Briljant Administrator et tous les sauvegarder. Plus besoin d'utiliser un traitement de texte externe, un programme de fax ou d'e-mail;
tous les messages - internes ou externes, notes, lettres, fax, courriels ou appels téléphoniques - sont liés à un client, prospect ou fournisseur et utilisent l'adresse de la fiche du client, prospect ou fournisseur concerné;
l'onglet Lettres de l'écran clients, prospects, et fournisseurs affiche la liste de toutes les communications internes et externes avec vos clients, prospects et fournisseurs. Vous pouvez ouvrir un message grâce à un raccourci pour en voir tous les détails, l'éditer ou éventuellement l'envoyer une nouvelle fois;
les textes sont imprimés ou envoyés dans une mise en pages de votre choix; la mise en pages de votre correspondance externe est toujours uniforme et ne contient pas d'erreurs de frappe dans le nom et l'adresse (à conditions que ces données aient été remplies correctement dans Briljant);
tous les messages peuvent être consultés par client, personne, statut, etc.
les messages internes concernant les clients ou fournisseurs sont adressés à plusieurs collaborateurs qui les traitent ou les pourvoient de commentaires et les transfèrent à d'autres collègues. Chaque message a un statut: En cours, À suivre, Terminé,...
chaque collaborateur autorisé peut consulter l'historique des messages d'un client ou fournisseur et rapidement répondre aux questions posées ou transférer l'appel à la personne exacte.
Le module Lettres constitue le moyen de transport et l'entrepôt pour toutes les informations non-structurées. Terminé les notes écrites à la main, les notes auto-collantes, les tableaux d'affichage,...
Une certaine discipline s'impose pour l'emploi de ce module mais une fois cette discipline installée, vous clients remarquerons certainement que:
pratiquement aucune information ne se perd, ce qui rend le travail beaucoup moins stressant;
tout le monde peut facilement se tenir au courant des messages internes et externes aux clients et que ceci permet aux collaborateurs de répondre immédiatement à leurs questions. L'emploi de la formule "Je ne suis pas au courant du problème et la personne concernée n'est pas là mais je lui demanderai de vous rappeler dès que possible..." n'est plus nécessaire.
Archivage de documents
Le module Archivage de documents vous permet de scanner toutes les lettres, les fax, les contrats e.a. à l'entrée et de les lier à un message. Ceci permet à la personne à laquelle le message est destiné, de le consulter à l'écran. Les documents en papier peuvent immédiatement et définitivement être archivés.
MailMerge
Si le module Gestion des prospects est activé, vous disposez également de la fonction MailMerge. Celle-ci vous permet d'envoyer des lettres par défaut, des fax et des e-mails à des groupes de clients, prospects ou fournisseurs sélectionnés.