Expert/M Plus vous permet de créer une 13ème période pour la comptabilisation des postes de clôture. Ceci n'est toutefois pas obligatoire.
Journaux - Opérations diverses - Encodage opérations diverses
Les opérations diverses sont toutes les opérations qui n'ont pas leur place dans les achats, les ventes ou le journal des opérations financières. Nous pensons ici aux bilans d'ouverture, transferts entre comptes, amortissements e.a.
Une différence est faite entre d'une part le journal des opérations diverses Bilan d'ouverture et le journal des opérations diverses Standard.
L'encodage du bilan d'ouverture est effectué dans un journal distinct (voir Gestion, Données de base, Journaux des opérations diverses Bilan d'ouverture). Le bilan d'ouverture est immédiatement repris dans une période comptable 0 spécialement prévue à cet effet. Seul le code de ventilation Bilan d'ouverture peut être utilisé dans le bilan d'ouverture. Vous ne devez remplir le bilan d'ouverture qu'une seule fois. Vous pourrez ensuite le reprendre automatiquement par Journaux, Opérations diverses, Reprise bilan d'ouverture.
Expert/M Plus vous permet de créer une 13ème période pour la comptabilisation des postes de clôture. Ceci n'est toutefois pas obligatoire.
Journal, Année, Période comptable, Période de TVA.
N° document, Date, Solde actuel.
La ventilation vous permet de choisir la nature de la ligne de comptabilisation. Vous disposez des possibilités suivantes:
Client
Fournisseur
Compte général
Vous obtenez un écran de saisie différent en fonction de votre choix.
La procédure à suivre lors d'un paiement d'un client ou à un fournisseur dépend des données et/ou documents connus.
Lorsque le champ Solde en cours est rempli et que la ligne suivante est une ligne avec la répartition Compte général, le montant sera automatiquement proposé à condition que la valeur débit/crédit soit exacte. Par ex. vous avez comptabilisé une ligne pour un montant de 100 EUR débit et votre prochaine ligne de comptabilisation avec répartition Compte général sur un compte créditeur, le montant sera automatiquement proposé.
Vous avez configuré le champ Rechercher sur par les champs Doc. clients selon et Doc. fournisseurs selon lors de la création du journal des opérations diverses (voir Gestion, Données de base, Journaux des opérations diverses).
La touche de fonction <F8> est toutefois fort importante lors de la recherche de documents. Lorsque vous utilisez cette touche, cela signifie qu'Expert/M Plus lancera la recherche sur base des données remplies au moment de la recherche.
Si plusieurs documents ressortent de cette recherche, vous obtenez un aperçu de tous les documents qui répondent aux critères de sélection de la recherche.
Vous pouvez indiquer les documents à payer avec la souris ou à l'aide des touches fléchées et de la touche d'entrée <Enter>. Une fois tous les documents indiqués, vous pouvez quitter l'écran en cliquant sur la touche <+> ou <OK>. L'écran de consultation est alors fermé et les documents indiqués sont repris dans l'enregistrement divers.
Indiquez à nouveau le document pour le sélectionner.
Nous différencions les situations suivantes lors de la recherche de documents.
Possibilité 1, vous connaissez le numéro de client et/ou de document:
Vous remplissez le numéro de client, le nom du client et/ou le numéro de document. Vous tapez ensuite <F8>. S'il n'existe qu'une seule combinaison des données demandées, le montant du document est immédiatement proposé dans l'écran de saisie de l'opération diverse. Vous pouvez encore modifier le montant si vous n'apurez pas la facture entière.
S'il y a plusieurs documents avec le même numéro de document pour le client sélectionné, vous obtenez un aperçu des documents en question.
Possibilité 2, vous ne connaissez ni le client, ni le numéro de document:
Si vous comptabilisez une opération concernant un compte individuel mais que vous ne connaissez pas le numéro du compte individuel ni le numéro de document, vous pouvez rechercher le document à l'aide du montant.
Sélectionnez l'option Client dans le champ Ventilation et appuyez sur <Enter> jusqu'au champ Montant devise. Vous remplissez le montant à rechercher et vous appuyez sur <F8>. Le programme recherche alors tous les documents avec le montant rempli comme solde. Il est tenu compte avec le pourcentage d'écart que vous avez rempli lors de la création du journal des opérations diverses (voir Gestion, Données de base, Journaux des opérations diverses).
Possibilité 3, vous recevez un paiement collectif:
Vous sélectionnez la fiche de client souhaitée dans le champ Client avec <*> + <Enter> ou vous remplissez le numéro de client et vous appuyez sur <F8> pour obtenir un aperçu de toutes les factures/notes de crédit du client en question. Vous pouvez indiquer plusieurs documents tout comme vous en indiquez un seul. Le champ Total paiements affiche le total des documents sélectionnés. Si vous recherchez toutefois un montant spécifique, vous pouvez remplir ce montant dans le champ Total à payer. Pour chaque montant que vous sélectionnez ensuite, le montant restant est affiché dans le champ À payer.
Possibilité 4, vous recevez un paiement partiel:
Si vous n'apurez qu'une partie du document, vous pouvez adapter le champ Paiement document après avoir sélectionné le document dans l'écran de sélection.
Si vous n'avez qu'un seul document dans votre sélection, l'écran de sélection n'est pas affiché et vous pouvez adapter immédiatement le montant dans la ligne d'enregistrement de l'opération diverse.
Possibilité 5, vous recevez un acompte
Par les acomptes, nous entendons les paiements pour lesquels vous n'avez pas indiqué de document à apurer.
Les paiements dont vous ne connaissez ni le client, ni le numéro de document, sont comptabilisés sur le compte d'acompte que vous avez rempli lors de la création du journal des opérations diverses (voir Gestion, Données de base, Journaux des opérations diverses). Il est conseillé d'attribuer un numéro de document fictif/interne à l'acompte dans le champ Numéro/Référence. Si ceci n'est pas le cas, Expert/M Plus se chargera d'attribuer un numéro au document à la fin de la ligne d'enregistrement, à savoir la date de la comptabilisation en ordre inverse.
Si vous ne savez pas de qui provient le paiement, vous utilisez un compte d'attente.
Possibilité 6, vous recevez un paiement en devise étrangère
Si vous apurez les documents en une autre devise que celle du journal des opérations diverses, un champ supplémentaire Paiement devise réf. est demandé.
Vous remplissez dans ce champ, le montant réellement mentionné sur votre document. Ce montant peut différer de la valeur d'origine du document. Ceci est dû à une différence de cours. Cette différence de cours est automatiquement comptabilisée dans le journal des opérations diverses lorsque vous fermez l'écran de sélection.
Si vous souhaitez une liste de tous les postes ouverts des clients, sélectionnez l'option Client dans le champ Ventilation et appuyez sur <F8>.
Si vous n'avez toujours pas trouvé le client malgré les différentes possibilités ci-dessus, vous pouvez toujours utilisez les champs de recherche pour rechercher à l'aide des données personnelles. Vous pouvez configurer ces champs de recherche par Configuration, Données de base, Clients.
Ne fermez pas l'écran de sélection si les données souhaitées n'apparaissent pas immédiatement. Vous pouvez en effet relancer la recherche sur montant, devise,...
Les procédures sont identiques à celles des clients. Sélectionnez toutefois l'option Fournisseur au lieu de Client dans le champ Ventilation.
Sélectionnez l'option Compte général dans le champ Ventilation. Sélectionnez ensuite le compte général souhaité dans le champ Compte général avec <*> + <Enter> ou remplissez le numéro du compte général.
Lorsque vous apurez les clients et fournisseurs par le journal des opérations diverses, un poste divers est créé. Contrairement à l'apurement des client et fournisseurs par Journaux, Apurements, Apurements clients/fournisseurs un poste divers n'est pas créé si certaines conditions sont remplies (voir Journaux, Apurements, Apurements clients et Journaux, Apurements, Apurements fournisseurs).
Pour indiquer la fin d'un document, cliquez sur 
ou tapez <CTRL> + <S>. Vous ne pouvez fermer le document que lorsque les montants débiteurs sont égaux aux montants créditeurs, en d'autres termes lorsque le solde est égal à zéro. Si ceci n'est pas le cas, vous devez éventuellement compléter les lignes manquantes ou corriger les montants incorrects.
Les opérations diverses standards ou la copie d'opérations diverses peuvent être utilisées pour les postes divers que vous devez enregistrer de façon périodique, par ex. les bordereaux de salaires, les apurements de comptes TVA, les amortissements mensuels, ...
La copie des enregistrements divers ne peut être utilisée que pour les lignes détail avec la ventilation Compte général.
Lorsque vous vous trouvez dans le détail de l'encodage des opérations diverses et que vous cliquez sur la touche droite de la souris, vous pouvez choisir l'option Opérations diverses standards. Vous demandez ensuite un Aperçu par le bouton du même nom. Vous obtenez un aperçu de tous les enregistrements divers que vous avez effectués dans l'année, la période sélectionnée. Dans la colonne Référence est remplie la référence de la première ligne détail de la comptabilisation diverse.
Les possibilités sont:
- reprendre la comptabilisation: la comptabilisation sélectionnée est exactement reprise. Vous pouvez également choisir de reprendre les montants en cochant cette option.
- reprendre la comptabilisation en sens inverse: débit devient crédit et inversement.
Vous avez aussi la possibilité de remplir une nouvelle référence.
